Seit 1.1.2016 gilt für alle Unternehmer – mit einigen genau definierten Ausnahmen – Registrierkassen‑, Belegerteilungs- und Einzelaufzeichnungspflicht. Trotz Übergangsphase bei der Registrierkassenpflicht bis 30. Juni 2016 wird bei Nichteinhaltung der Einzelaufzeichnungsverpflichtung gestraft. Konkret hat die Finanzverwaltung bereits mit so genannten „Compliance-Nachschauen“ begonnen.
Von Markus Metzl*
Die Finanzverwaltung führt derzeit Informationsbesuche bei Unternehmen in Form von Nachschauen in Zusammenhang mit der Einzelaufzeichnungs‑, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht durch. Grundsätzlich sollen diese Vor-Ort- Begehungen als reine Unterstützungshandlung bei der Umsetzung der neuen Bestimmungen und nicht als Kontrolle zu verstehen sein. Diese Compliance-Besuche sind als Nachschauen im Sinn des § 144 BAO definiert und werden dem Unternehmer immer angekündigt, allerdings ohne dabei den steuerlichen Vertreter zu informieren. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich bei der Kontrolle um eine durch die Finanzpolizei handelt, die immer unangekündigt erfolgt und das Ziel hat, insbesondere Straftaten auf dem Gebiet des Steuerrechts zu verfolgen oder einen Compliance-Besuch (Nachschau). Tipp: Bei der Abwicklung dieser Compliance-Nachschau sollte so professionell wie auch bei sonstigen Nachschauen des Finanzamts vorgegangen werden. Vor allem sollten nur Personen/Mitarbeiter, die mit der Materie vertraut sind, Auskunft erteilen. Bei Kassennachschauen durch die Finanzpolizei wird das Formular KN1 mit der Klassifizierung „vertraulich“ verwendet. Dieser Fragekatalog umfasst 15 Seiten und spricht nicht wie bei der Nachschau von der „zur Auskunft befragten Person“ sondern von der „zur Auskunft einvernommenen Person“.
Welche Maßnahmen kann man zur Vorbereitung auf eine „Kassen-Nachschau“ treffen?
- Bedienungsanleitung der Registrierkasse griffbereit halten (Entspricht diese der so genannten E131-Beschreibung?).
- Kassentyp der Registrierkasse eruieren (einfache Registrierkasse, Kassensystem, PC-Kasse, Tablet-Lösung, Kassenwaage, etc.).
- Gefordertes Dateiformat sowie ein elektronisches Datenerfassungsprotokoll zur Verfügung stellen.
Aus der Praxis ist bekannt, dass mit folgenden mündlichen Fragen bei einer „Kassen-Nachschau“ zu rechnen ist:
- Wie werden Stornos in Ihrem Kassensystem erfasst?
- Können Stammdaten im Kassensystem geändert werden?
- Welche Möglichkeiten des Datenexports gibt es?
Gemäß dieser Information werden mittels eines vorgedruckten amtlichen Formulars (KN 1b – Niederschrift über die Nachschau) die Aussagen dokumentiert. Im Vorfeld einer Nachschau sollte man sich auf folgende Fragen, die im Formular KN 1b beinhaltet sind, vorbereiten:
- Werden Einzelaufzeichnungen über die Bareinnahmen geführt?
- Wird eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen?
- Werden Barumsätze mit einer Registrierkasse oder einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst?
- Werden für alle Barzahlungen Belege erstellt und den Kunden übergeben? Dabei ist darauf zu achten, dass die an die Patienten übergebenen Belege folgende Informationen beinhalten (Stand: April 2016):
- Eindeutige Bezeichnung des Betriebs
- Fortlaufende Nummer
- Datum der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung
- Betrag der Barzahlung
- Haben die Barumsätze des Betriebs im Jahr 2015 netto mehr als 7.500,- Euro betragen?
- Wie werden die Umsätze außerhalb der Betriebsstätte aufgezeichnet?
- Wird regelmäßig auf einem externen Medium gesichert?
- Gibt es weitere Betriebsstätten?
- Wie sind die Zuständigkeiten?
- Werden Aufzeichnungserleichterungen (Umsätze im Freien) in Anspruch genommen?
Das Formular KN 1b enthält eine dreiseitige Beilage/Checkliste, an deren Ende folgende Aussage steht: „Die Nachschau hält die gegenwärtig festgestellten Verhältnisse fest, eine Aussage über deren Ordnungsmäßigkeit wird damit nicht getroffen.“
Zum Schluss einer Compliance-Nachschau wird eine Kopie der Niederschrift ausgefolgt.
*) Dr. Markus Metzl ist Bereichsleiter Finanzen in der ÖÄK
© Österreichische Ärztezeitung Nr. 9 /10.05.2016