Steuer: Com­­pli­ance-Nach­­­schau

10.05.2016 | Ser­vice

Seit 1.1.2016 gilt für alle Unter­neh­mer – mit eini­gen genau defi­nier­ten Aus­nah­men – Registrierkassen‑, Bele­­ger­­tei­­lungs- und Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht. Trotz Über­gangs­phase bei der Regis­trier­kas­sen­pflicht bis 30. Juni 2016 wird bei Nicht­ein­hal­tung der Ein­zel­auf­zeich­nungs­ver­pflich­tung gestraft. Kon­kret hat die Finanz­ver­wal­tung bereits mit so genann­ten „Com­­pli­ance-Nach­­­schauen“ begon­nen.
Von Mar­kus Metzl*

Die Finanz­ver­wal­tung führt der­zeit Infor­ma­ti­ons­be­su­che bei Unter­neh­men in Form von Nach­schauen in Zusam­men­hang mit der Einzelaufzeichnungs‑, Regis­­trier­­kas­­sen- und Bele­ger­tei­lungs­pflicht durch. Grund­sätz­lich sol­len diese Vor-Ort- Bege­hun­gen als reine Unter­stüt­zungs­hand­lung bei der Umset­zung der neuen Bestim­mun­gen und nicht als Kon­trolle zu ver­ste­hen sein. Diese Com­­pli­ance-Besu­che sind als Nach­schauen im Sinn des § 144 BAO defi­niert und wer­den dem Unter­neh­mer immer ange­kün­digt, aller­dings ohne dabei den steu­er­li­chen Ver­tre­ter zu infor­mie­ren. Dabei ist zu unter­schei­den, ob es sich bei der Kon­trolle um eine durch die Finanz­po­li­zei han­delt, die immer unan­ge­kün­digt erfolgt und das Ziel hat, ins­be­son­dere Straf­ta­ten auf dem Gebiet des Steu­er­rechts zu ver­fol­gen oder einen Com­­pli­ance-Besuch (Nach­schau). Tipp: Bei der Abwick­lung die­ser Com­­pli­ance-Nach­­­schau sollte so pro­fes­sio­nell wie auch bei sons­ti­gen Nach­schauen des Finanz­amts vor­ge­gan­gen wer­den. Vor allem soll­ten nur Personen/​Mitarbeiter, die mit der Mate­rie ver­traut sind, Aus­kunft ertei­len. Bei Kas­sen­nach­schauen durch die Finanz­po­li­zei wird das For­mu­lar KN1 mit der Klas­si­fi­zie­rung „ver­trau­lich“ ver­wen­det. Die­ser Fra­ge­ka­ta­log umfasst 15 Sei­ten und spricht nicht wie bei der Nach­schau von der „zur Aus­kunft befrag­ten Per­son“ son­dern von der „zur Aus­kunft ein­ver­nom­me­nen Person“.

Wel­che Maß­nah­men kann man zur Vor­be­rei­tung auf eine „Kas­­sen-Nach­­­schau“ treffen?

  • Bedie­nungs­an­lei­tung der Regis­trier­kasse griff­be­reit hal­ten (Ent­spricht diese der so genann­ten E131-Beschreibung?).
  • Kas­sen­typ der Regis­trier­kasse eru­ie­ren (ein­fa­che Regis­trier­kasse, Kas­sen­sys­tem, PC-Kasse, Tablet-Lösung, Kas­sen­waage, etc.).
  • Gefor­der­tes Datei­for­mat sowie ein elek­tro­ni­sches Daten­er­fas­sungs­pro­to­koll zur Ver­fü­gung stellen.

Aus der Pra­xis ist bekannt, dass mit fol­gen­den münd­li­chen Fra­gen bei einer „Kas­­sen-Nach­­­schau“ zu rech­nen ist:

  • Wie wer­den Stor­nos in Ihrem Kas­sen­sys­tem erfasst?
  • Kön­nen Stamm­da­ten im Kas­sen­sys­tem geän­dert werden?
  • Wel­che Mög­lich­kei­ten des Daten­ex­ports gibt es?

Gemäß die­ser Infor­ma­tion wer­den mit­tels eines vor­ge­druck­ten amt­li­chen For­mu­lars (KN 1b – Nie­der­schrift über die Nach­schau) die Aus­sa­gen doku­men­tiert. Im Vor­feld einer Nach­schau sollte man sich auf fol­gende Fra­gen, die im For­mu­lar KN 1b beinhal­tet sind, vorbereiten:

  • Wer­den Ein­zel­auf­zeich­nun­gen über die Bar­ein­nah­men geführt?
  • Wird eine ver­ein­fachte Losungs­er­mitt­lung in Anspruch genommen?
  • Wer­den Bar­um­sätze mit einer Regis­trier­kasse oder einem elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tem erfasst?
  • Wer­den für alle Bar­zah­lun­gen Belege erstellt und den Kun­den über­ge­ben? Dabei ist dar­auf zu ach­ten, dass die an die Pati­en­ten über­ge­be­nen Belege fol­gende Infor­ma­tio­nen beinhal­ten (Stand: April 2016): 
    1. Ein­deu­tige Bezeich­nung des Betriebs 
    2. Fort­lau­fende Nummer 
    3. Datum der Belegausstellung 
    4. Menge und han­dels­üb­li­che Bezeichnung 
    5. Betrag der Barzahlung
  • Haben die Bar­um­sätze des Betriebs im Jahr 2015 netto mehr als 7.500,- Euro betragen?
  • Wie wer­den die Umsätze außer­halb der Betriebs­stätte aufgezeichnet?
  • Wird regel­mä­ßig auf einem exter­nen Medium gesichert?
  • Gibt es wei­tere Betriebsstätten?
  • Wie sind die Zuständigkeiten?
  • Wer­den Auf­zeich­nungs­er­leich­te­run­gen (Umsätze im Freien) in Anspruch genommen?

Das For­mu­lar KN 1b ent­hält eine drei­sei­tige Beilage/​Checkliste, an deren Ende fol­gende Aus­sage steht: „Die Nach­schau hält die gegen­wär­tig fest­ge­stell­ten Ver­hält­nisse fest, eine Aus­sage über deren Ord­nungs­mä­ßig­keit wird damit nicht getroffen.“

Zum Schluss einer Com­­pli­ance-Nach­­­schau wird eine Kopie der Nie­der­schrift ausgefolgt.

*) Dr. Mar­kus Metzl ist Bereichs­lei­ter Finan­zen in der ÖÄK

© Öster­rei­chi­sche Ärz­te­zei­tung Nr. 9 /​10.05.2016